AGB-Anhang: Data Act

Abschnitt A – Anwendungsbereich

Soweit die von Cerlify erbrachten digitalen Dienstleistungen Datenverarbeitungsdienste im Sinne des Art. 2 Nr. 8 der Verordnung (EU) 2023/2854 („Data Act") darstellen, finden die nachstehenden Besonderen Bedingungen für Anbieterwechsel und Exit Anwendung.

Abschnitt B – Information

Die Parteien bestätigen, dass Cerlify dem Kunden Informationen zu folgenden Punkten zur Verfügung gestellt hat:

• den möglicherweise erhobenen Standarddienstentgelten und Entgelten für vorzeitige Vertragsbeendigung;
• etwaigen Wechselentgelten;
• ggf. Leistungen, durch die der Wechsel sehr kompliziert oder kostspielig wird oder ohne nennenswerte Eingriffe in die Daten, digitalen Vermögenswerte oder die Dienstarchitektur unmöglich ist;
• bestimmten Leistungen, auf die die Pflichten zu Anbieterwechsel und Exit keine Anwendung finden, soweit einschlägig.

Die Wechsel-Checkliste gemäß Anlage 1, die Bestandteil der Vereinbarung ist, umfasst:

• eine erschöpfende Aufstellung aller Kategorien von Daten und digitalen Vermögenswerten, die während des Wechselprozesses übertragen werden können, einschließlich mindestens aller exportierbaren Daten (Art. 25 Abs. 2 lit. e Data Act);
• eine erschöpfende Liste der Datenkategorien, die für die interne Funktionsweise des Datenverarbeitungsdienstes von Cerlify spezifisch sind und von den nach der vorstehenden Ziffer exportierbaren Daten ausgenommen werden, wenn die Gefahr einer Verletzung von Geschäftsgeheimnissen von Cerlify besteht (Art. 25 Abs. 2 lit. f Data Act);
• klare Informationen zu bekannten Risiken für die unterbrechungsfreie Erbringung der Funktionen oder Dienste seitens Cerlify (Art. 25 Abs. 2 lit. a Ziff. iii Data Act).

Informationen in Bezug auf den Zugang und die Übermittlung im internationalen Umfeld finden Sie in unseren Kundeninformationen.

Abschnitt C – Einleitung des Anbieterwechsels und Exit

Der Kunde ist während der Vertragslaufzeit jederzeit berechtigt, zu einem Anbieter eines Datenverarbeitungsdiensts zu wechseln, der die gleiche Dienstart wie Cerlify abdeckt (im Folgenden der „Drittanbieter"), oder alle aus der Plattform exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte auf eine IT-Infrastruktur in eigenen Räumlichkeiten zu übertragen oder mehrere Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten gleichzeitig in Anspruch zu nehmen (jeweils der „Wechsel").

Die Einleitung des Wechsels erfolgt auf entsprechende vorherige Ankündigung des Kunden (die „Wechselmitteilung"). Die Wechselmitteilung hat per Schrift- oder Textform mit einer Frist von zwei Monaten zu erfolgen (die „Ankündigungsfrist"). Sofern der Kunde einen Wechsel nur in Bezug auf bestimmte Leistungen sowie die entsprechenden Daten oder digitalen Assets vornehmen möchte, hat er dies in der Wechselmitteilung ausdrücklich anzugeben.

Der Kunde hat in der Wechselmitteilung Cerlify über seine Entscheidung zu unterrichten, zum Ablauf der Ankündigungsfrist eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen durchzuführen:

• Wechsel zu einem Drittanbieter, wobei der Kunde in diesem Fall die erforderlichen Angaben zu diesem Drittanbieter macht;
• Wechsel zu einer IT-Infrastruktur in eigenen Räumlichkeiten;
• Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte.

Cerlify wird den Zugang der Wechselmitteilung unverzüglich gegenüber dem Kunden bestätigen.

Abschnitt D – Übergangsfrist

Cerlify stellt sicher, dass der Kunde alle exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Kalendertagen nach Ablauf der Ankündigungsfrist, auf einen anderen Anbieter oder eine IT-Infrastruktur in eigenen Räumlichkeiten übertragen kann (die „Übergangsfrist").

Erkennt Cerlify, dass ein Wechsel innerhalb der Übergangsfrist technisch nicht durchführbar ist, teilt Cerlify dies dem Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Zugang der Wechselmitteilung unter Angabe der Gründe mit und nennt dem Kunden zugleich eine alternative Übergangsfrist, die einen Zeitraum von 7 Monaten ab Zugang der Wechselmitteilung nicht überschreiten darf.

Der Kunde ist unbeschadet der vorstehenden Regelungen berechtigt, die Übergangsfrist einmalig um einen Zeitraum zu verlängern, den er für seine eigenen Zwecke für angemessener hält. In diesem Fall teilt der Kunde Cerlify seine Absicht vor Ablauf der ursprünglichen Übergangszeit mit und gibt den alternativen Übergangszeitraum an. Cerlify wird den Eingang einer solchen unverzüglich gegenüber dem Kunden bestätigen.

Abschnitt E – Pflichten der Parteien während des Wechselprozesses

Während des Wechselprozesses erbringt Cerlify die vertraglich geschuldeten Leistungen unverändert fort, um einen unterbrechungsfreien Wechsel zu gewährleisten.

Cerlify leistet dem Kunden und von ihm autorisierten Dritten beim Vollzug des Wechsels angemessene Unterstützung, damit der Kunde den Wechsel innerhalb der Übergangsfrist vollziehen kann. Cerlify ist insbesondere verpflichtet:

• geeignete technische Möglichkeiten, angemessene Informationen (einschließlich der für die Durchführung des Wechsels erforderlichen Dokumentation) sowie technischen Support bereitzustellen; werden dabei Probleme festgestellt, analysieren Cerlify und Kunde die Ursachen nach Treu und Glauben gemeinsam und einigen sich auf Lösungen;
• mit der gebotenen Sorgfalt zu handeln, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs aufrechtzuerhalten und die Erbringung der vertragsmäßigen Funktionen oder Dienste fortzusetzen;
• während des gesamten Wechselprozesses ein hohes Sicherheitsniveau aufrechtzuerhalten, insbesondere im Hinblick auf die Sicherheit der Daten während ihrer Übertragung und des Abrufzeitraums nach Abschnitt F.

Der Kunde verpflichtet sich, alle zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten. Der Kunde ist dafür verantwortlich, Daten und digitale Assets in seine eigenen Systeme oder in die Systeme des Drittanbieters zu importieren und diese Daten und digitalen Assets in diesen Systemen zu implementieren, einschließlich der Fälle, in denen der Kunde hierfür die Leistungen eines Dritten in Anspruch nimmt.

Der Kunde wirkt in gutem Glauben darauf hin, etwaige von Cerlify im Zusammenhang mit dem Wechselprozess mitgeteilte Hinweise und Vorgaben umzusetzen.

Abschnitt F – Abruffrist

Nach Ablauf der Übergangsfrist stellt Cerlify dem Kunden die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte für einen Zeitraum von weiteren 90 Kalendertagen zum Abruf bereit (die „Abruffrist").

Nach Ablauf der Abruffrist löscht Cerlify alle exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte, die vom Kunden generiert wurden oder sich direkt auf den Kunden beziehen, vollständig, sofern der Wechsel erfolgreich vollzogen wurde und sofern Cerlify nach EU- und/oder nationalen Vorschriften nicht zu einer weiteren Aufbewahrung verpflichtet ist.

Abschnitt G – Wechselentgelte; Entgelte für vorzeitige Vertragsbeendigung

Cerlify erhebt für den Wechsel zu einem anderen Anbieter keine Entgelte. Entgelte für vorzeitige Vertragsbeendigung werden von Cerlify nicht erhoben.

Abschnitt H – Vertragsbeendigung

Abweichend von den Regelungen in den AGB gilt der Vertrag im Falle einer Wechselmitteilung nach Abschnitt C als beendet:

• soweit anwendbar, mit erfolgreichem Vollzug des Wechsels; oder
• mit Ablauf der Ankündigungsfrist nach Abschnitt C, wenn der Kunde nicht wechseln, sondern seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte nach Beendigung der Leistung löschen möchte.

Cerlify wird den Kunden in den vorgenannten Fällen über die Vertragsbeendigung informieren.

Wurde der Vertrag für eine feste Laufzeit geschlossen und läuft diese aus, bevor der Wechselprozess abgeschlossen ist, und hat der Kunde nicht die Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte verlangt, gilt Folgendes:

• die Übergangsfrist beginnt mit dem Ablaufdatum des Vertrags;
• bei erfolgreichem Abschluss des Wechselprozesses findet Abschnitt H.1 Anwendung.

Sofern während des Wechselprozesses ein Kündigungsgrund eintritt, endet der Vertrag sowie die vereinbarten Dienste und Funktionen nicht vor dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels oder vor Ablauf der Ankündigungsfrist, sofern der Kunde lediglich die Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte bei Vertragsbeendigung wünscht, soweit nicht zwingendes Recht etwas anderes vorsieht. Sonstige Rechte und Ansprüche, die einer Partei gegenüber der anderen Partei zustehen, bleiben unberührt.

Abschnitt I – Rangfolge

Im Falle eines Widerspruchs oder einer Unvereinbarkeit zwischen diesen Klauseln zu Anbieterwechsel und Exit und etwaigen anderen anwendbaren vertraglichen Vereinbarungen, Bedingungen oder sonstigen auf den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten anwendbaren Verträgen haben diese Klauseln Vorrang.

Anlage 1 – Wechsel-Checkliste (Annex 1)

Kategorien von Daten und digitalen Vermögenswerten, die während des Wechselprozesses übertragen werden können

1. Unternehmens-Stammdaten: Firmenname, Rechtsform, Adresse, USt-IdNr., Rolle (Erzeuger/Importeur/Vertreiber), gebuchte Tarifkonfiguration, eingerichtete Benutzerkonten
2. Verpackungs-Datensätze (Packagings) inkl. Materialien, Bauteilen, Gewichten, Recyclingklassen, Lieferantenzuordnungen, Compliance-Status
3. Lieferanten-Stammdaten (Suppliers): Firmenname, Kontaktperson, E-Mail, Sprachpräferenz, zugeordnete Materialien
4. Anfragehistorie an Lieferanten: angefragtes Feld, Status, Zeitpunkte, eingereichter Wert, Name und E-Mail des Antwortenden, in der Regel eine Referenznummer der Einreichung. Erfasst wird jeweils der zuletzt eingereichte Stand; vorherige Fassungen einer mehrfach beantworteten Anfrage sowie Zeitpunkt und Urheber einer nachträglichen manuellen Überschreibung durch den Kunden werden nicht gesondert protokolliert.
5. Finalisierte Konformitätserklärungen (DoCs) und technische Dokumentationen (TechDocs) im PDF-Format inkl. Snapshot-Daten
6. Lieferantendokumentation: hochgeladene PDF-Anhänge (Materialspezifikationen, PFAS-Nachweise, Recyclingfähigkeitsnachweise)

Exportformate: PDF für finalisierte Dokumente, strukturierte JSON-Datei für 1–4 sowie CSV für tabellarische Ansichten.

Ausgenommene Datenkategorien (Geschäftsgeheimnisse Cerlify)

1. Cerlify-Material-Katalog (vorkonfigurierte Material-Datenbank inkl. Klassifikationslogik)
2. Cerlify-Pflichten-Engine (internes Pflichten-Set inkl. Zuordnungslogik)
3. Cerlify-Compliance-Berechnungslogik (PFAS-Bewertung, Recyclingfähigkeits-Score, DoC-Readiness-Validierung)
4. KI-Vorschlagsfunktionen (Prompts, Modellkonfigurationen)
5. Plattform-interne Konfigurationsdaten (Feature-Flags, A/B-Test-Einstellungen, interne Telemetrie)

Zeitaufwand für Export und Übertragung

Der Export ist in der Regel innerhalb weniger Minuten abgeschlossen. Der genaue Zeitaufwand hängt vom Datenumfang ab, insbesondere von der Anzahl und Größe der einbezogenen PDF-Dokumente.

Bekannte Risiken für die unterbrechungsfreie Erbringung

• Wartungsfenster: Geplante Wartungsarbeiten können zu kurzzeitigen Unterbrechungen führen (max. 240 Min./Monat). Cerlify kündigt nicht verschiebbare Wartungen im Voraus an; geplante Wartungen werden nach Möglichkeit in nutzungsarme Zeiten gelegt.
• Drittanbieter-Abhängigkeiten: Die Plattform ist von Infrastruktur-Drittanbietern abhängig. Ausfälle bei diesen Anbietern können die Verfügbarkeit beeinträchtigen.